公開リンクで共有すべきでない機密ファイル

暗号化、社内システム、法務レビューが必要なファイルとデータ種別を確認するための実用チェックリストです。

使う場面

長期の共有フォルダを作らず、短時間でファイルを受け渡したいときに有効です。特に公開リンクに適さない機密ファイル、短いレビューサイクル、サポートチケット、ブラウザで開けるリンクだけが必要な外部相手に向いています。

実務での共有手順

共有を作成する前に

まず、目的に必要な最小限の版を用意します。分かりやすいファイル名を付け、受信者に受領権限があることを確認し、パスワード、有効期限、ダウンロード制御を選ぶ前に確認期限を決めます。作成後はプライベートブラウズでリンクを開き、受信者と同じ案内とプレビューが見えることを確認します。

共有リンクはデータ最小化の代わりにはなりません。認証情報、本人確認書類、決済情報、不要なエクスポートを含めないことが最も安全です。

送信前に決めること

アップロード前にシークレット、アクセストークン、復旧コード、秘密鍵を削除します。

受信者が作業に必要な識別子と行だけを残します。

外部の受信者に機密ファイルを渡す場合は、最短の実用的な有効期限とパスワードを使います。

共有後の対応

誤ったファイルを共有した場合は、すぐにリンクを無効にして置き換えます。謝罪やファイル名変更だけで以前の露出を抑えようとしないでください。